Så behandlas personuppgifter

1. Personuppgiftsansvarig

2. Behandlingar, ändamål och rättslig grund

Rättslig grund är fastställd för varje behandling som beskrivs här. Samtycke till att information får lämnas till en annan aktör är inte samma sak som att all vårdrelaterad behandling grundas på samtycke.

3. Vilka uppgifter som behandlas

Beroende på kontakten kan det handla om kontaktuppgifter, boknings- och identitetsuppgifter, betalningsunderlag samt de vårduppgifter som du lämnar eller som uppkommer i samband med vården. Endast uppgifter som behövs för det aktuella ändamålet ska behandlas.

Uppgifterna lämnas normalt av dig själv. Uppgifter från exempelvis annan vårdgivare, företagshälsovård, arbetsgivare eller närstående tas bara emot när det finns en tydlig överenskommelse och rättsligt stöd. Om uppgifter hämtas från någon annan informeras du enligt de regler som gäller för den aktuella situationen.

De identitets-, kontakt- och bokningsuppgifter som CTNotes markerar som obligatoriska behövs för att genomföra bokningen och hantera vårdkontakten. I vården behöver du lämna de uppgifter som är nödvändiga för en säker bedömning och behandling; om sådana uppgifter saknas kan vården behöva avstås eller anpassas. Vanlig e-post är frivillig och ska endast användas för korta frågor utan känsliga uppgifter.

Om uppgifter behöver hämtas från eller lämnas till exempelvis en annan vårdgivare, företagshälsovård eller arbetsgivare ska syfte, rättsligt stöd och säker informationsväg tydliggöras i det enskilda fallet. Utlämnande kräver samtycke eller annat tillämpligt stöd i lag.

4. Mottagare och systemleverantörer

Uppgifter görs bara tillgängliga för den som behöver dem för sitt arbete eller när det finns annat rättsligt stöd.

CTNotes behandlar boknings-, patientadministrativa och journalrelaterade uppgifter som personuppgiftsbiträde enligt kundavtalet. STRATO behandlar tekniska webb- och e-postuppgifter som leverantör av webbhotell och e-post. Bank-, betalnings- och bokföringstjänster får bara de uppgifter som behövs för betalning och lagstadgad redovisning. I professionell handledning används så långt möjligt avidentifierade och minimerade uppgifter under tystnadsplikt. Uppgifter lämnas till försäkringsgivare, myndighet eller annan mottagare endast när det finns samtycke, lagstadgad skyldighet eller annat tillämpligt rättsligt stöd.

Ett systemstöd medför inte i sig att verksamheten uppfyller GDPR eller patientdatalagen. Omtanke Terapi behåller ansvaret för ändamål, rättslig grund, behörighet, säkerhet, gallring och information till registrerade.

5. Hur länge uppgifter sparas

Tekniska webb- och säkerhetsloggar sparas endast så länge de behövs för drift, felsökning och säkerhet enligt STRATOs dokumenterade rutiner. Vanlig e-post som inte blir del av en vård- eller avtalsrelation raderas när frågan är avslutad och uppföljning inte längre behövs, normalt inom sex månader. En obesvarad eller avslutad B2B-förfrågan utan avtal raderas normalt senast tolv månader efter senaste meningsfulla kontakt. Boknings- och patientadministrativa uppgifter sparas så länge de behövs för vårdkontakten och tillämpliga rättsliga skyldigheter. Patientjournaler bevaras minst tio år efter den sista journalanteckningen. Räkenskapsinformation bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Uppgifter som behöver bevaras längre för ett rättsligt anspråk sparas bara så länge det behovet kvarstår.

Patientjournaler ska som huvudregel bevaras minst tio år efter att den sista uppgiften fördes in. Journaluppgifter kan därför normalt inte raderas på samma sätt som andra personuppgifter.

6. Överföring utanför EU/EES

CTNotes-manualen anger att patientdata och säkerhetskopior lagras i Sverige. STRATOs centrala webbhotell och e-postbehandling sker inom EU/EES; STRATOs personuppgiftsbiträdesavtal medger att ett underbiträde i undantagsfall kan behöva behandla uppgifter i ett tredjeland och kräver då skydd enligt kapitel V i GDPR. Omtanke Terapi använder inga marknadsförings- eller analystjänster som för över besöksdata till tredjeland.

7. Dina rättigheter och klagomål

Beroende på behandlingen kan du ha rätt att begära tillgång, rättelse, radering, begränsning eller dataportabilitet. Du kan också ha rätt att invända mot behandling som grundas på berättigat intresse eller, när det är tillämpligt, på att utföra en uppgift av allmänt intresse. Rättigheterna är inte absoluta.

Om någon behandling grundas på samtycke har du rätt att återkalla samtycket. Det påverkar inte lagligheten av den behandling som redan har skett före återkallelsen.

För patientjournaler gäller särskilda regler. Du kan begära rättelse eller att det antecknas att du anser att en uppgift är felaktig. Du kan också begära information om åtkomst till journaluppgifter. Journalförstöring kan endast ske undantagsvis efter prövning av IVO.

Kontakta arbetsliv@omtanke-terapi.se om du vill använda en rättighet eller ställa en dataskyddsfråga. Du kan lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

8. Cookies, analys och marknadsföring

Omtanke Terapis webbplats använder inte marknadsföringscookies, retargeting, profilering, tredjepartsanalys eller hälsorelaterad spårning. Tekniska serverloggar kan behandlas av hostingleverantören för drift och säkerhet; serverloggar är inte cookies.

Omtanke Terapis webbplats laddar inte CTNotes-script, ramar eller andra CTNotes-resurser. Kontakt med CTNotes sker först när besökaren aktivt följer en extern länk för bokning eller klientinloggning.

Hos CTNotes används tekniskt nödvändiga cookies för autentisering och session. Enligt CTNotes-manualen används inte marknadsförings- eller profileringscookies.

Den statiska webbplatsen sätter inga marknadsförings- eller analyscookies och använder ingen profilering. STRATO kan behandla tekniska serverloggar för leverans, felsökning och säkerhet. CTNotes laddas inte på webbplatsen; när besökaren själv öppnar länken för bokning eller klientinloggning gäller CTNotes tekniskt nödvändiga sessions- och autentiseringslagring.

9. Särskilt om organisationskontakt

Den separata B2B-kontakten är endast avsedd för neutrala yrkesmässiga förfrågningar. Den får inte användas för uppgifter som identifierar en individ i ett vård- eller rehabiliteringsärende eller för känsliga personuppgifter.

Om en person kan behöva individuell vård hänvisas personen till det separata patientflödet för en ny, individuell bedömning. Uppgifter flyttas inte automatiskt från organisationens kontakt till patientflödet, och organisationsuppdraget får inte ge beställaren tillgång till patientuppgifter.

10. Automatiserade beslut och profilering

Omtanke Terapi använder inte automatiserat beslutsfattande eller profilering som har rättsliga eller på liknande sätt betydande följder för dig.